学校发出调档函之后需要到档案所在人才市场（服务中心）自办调档或者协助调档。
研究生调档函，就是在学生通过某高校的研究生复试之后，学校为对学生进行进一步的考察而调取学生的档案时，所用到的一种书面通知。
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调档函程序：各系上报录取名单，最后由录取学校招生办先发出调档函，发往在报名时所填写的“档案所在地”上面的地址，若写的是个人，那就是个人收到后自行办理，然后寄回录取学校。
如果是写某单位人事处收，那就直接发到人事处，再去人事处协助调档，按照人事处对档案所有人提的要求补全各种手续。若档案寄存在人才交流中心，需自行办理或协助办理。档案调回后，学校就会根据原单位的各种材料进行政审，最后发出通知书。
调档有时间限制，因为学校要收到你的档案后才会发出通知书，需要保证在调档期限内把自己的档案全部搞定，不可超出，否则无效。调档函一般拟录取院校会在四月中下旬寄出，时间期限是两周到一个月不等。
把档案调出之后，首先要请求档案管理部门帮忙邮寄。有一些学校不接受个人名义寄出的档案，档案会被打回。如遇到档案管理部门不帮忙邮寄，要事先打电话到拟录取院校和老师沟通，说明自己的情况，确保以自己的名义邮寄的档案不会被退回来。
在职人员估计程序较为复杂，事业单位可分为“离现职”与“离公职”两种。前者可保留工龄，今后若再在事业单位就业可继续算工龄。
